أسرار الحدث الإعلامي الناجح من خبراء التسويق لدينا
حدث إعلامي من تنظيم صبا للاستشارات_ إثراء دبي
أحدثت جائحة كوفيد الكثير من التغييرات في عالم الإعلام والتسويق، وبات الحدث الإعلامي أمراً بعيد المنال، ولكن مع العودة التدريجية للعمل بدأت الشركات في حالة تسابق مع الزمن وتغييراته، وبذلت قصارى جهدها لتقديم أفضل ما عندها وإعادة إدراج الأحداث الإعلامية في خطتها التسويقية، وبدوره فإن فريق صبا للاستشارات يحرص على تقديم أشكال وطرق مختلفة للحدث الإعلامي تماشياً مع المرحلة الجديدة. دعونا نعرفكم اليوم على أسس التخطيط لحدث إعلامي وأنواعه الجديدة على عالمنا العربي إضافةً إلى أسرار النجاح التي حصدناها بعد خبرة وتجربة كبيرة في هذا المجال.
ما هو الحدث الإعلامي
الحدث الإعلامي أو الحدث الصحفي، هو حدث تم التخطيط له وصمم لتعزيز سمعة الشركة وترسيخ مكانتها ويخلق عادةً فرصة كبيرة لأصحاب الأعمال لجذب انتباه الجمهور مجاناً، ويعتبر مصدر موثوق للأخبار بحكم تنظيمه من الشركة نفسها.
اقرأ أيضاً أسرار نجاح استراتيجية المحتوى الرقمي
أنواع الحدث الإعلامي
تختلف مراحل التخطيط للحدث الإعلامي بناءً على نوع الحدث والذي بدوره يتم اختياره بناءً على الأهداف منه، ومن أهم أنواع الأحداث الإعلامية:
إطلاق منتج أو خدمة
يتم في هذا الحدث الإعلان عن منتج جديد للشركة أو إضافة خدمة جديدة والتحدث عن مزاياها والمشكلة الجديدة التي تقوم بحلها للعملاء.
مؤتمر صحفي
يعتمد هذا الحدث على تقديم معلومة جديدة وتوزيعها رسمياً على وسائل الإعلام، وتتم فيها الإجابة عن أسئلة الصحفيين بهذا الموضوع، وأهم المواضيع المطروحة في هذا المجال
تقيم إنجاز علمي، بيانات الشركة، حدث خيري وغيرها.
إعلان جوائز
هو حدث يحصل فيه الأفراد أو المنظمات على أوسمة على الإنجازات المتعلقة بمجالاتهم. قد يكون هذا الحدث على مشتوى شركة تكرم موظفيها، أو يمكن تقديم الجوائز في مؤتمرات صناعية أكبر حيث يحضر الكثير من الشركات، وقد يكون حدث إعلامي لإعلان حصول الشركة على جوائز وأوسمة من قبل لجان مختصة.
التقاط صور مع مشاهير
هو حدث إعلامي انتشر مؤخراً في العالم العربي، حيث يحصل الجمهور
على فرصة لالتقاط صورهم مع أحد المشاهير أو السياسيين أو أي شخص بارز آخر في بيئة معينة. وبداية بدأ هذا النوع من الأحداث في العمليات الانتخابية في الولايات المتحدة، وحالياً بدأت الشركات تستضيف مؤثرين للتصوير معهم وكذلك عرض المنتجات الجديدة أو الشخصيات البارزة في الشركة.
مراحل الحدث الإعلامي
في صبا للاستشارات يمر التحضير للحدث الإعلامي في كثير من المراحل للوصول إلى نتيجة مرضية لا نقبل أقل منها، وهذه هي أهم المراحل:
المرحلة الأولى: التحضير للحدث الإعلامي
تتطلب عملية الحدث الإعلامي الكثير من التخطيط المسبق والتفكير الاستراتيجي، وكوكالة علاقات عامة وتسويق، نعتبر هذه المرحلة أهم مرحلة ونحرص على عقد اجتماع مع عملائنا وفهم كافة التفاصيل، وهذه هي أهم الأسئلة التي نطرحها على أنفسنا وعلى العميل قبل البدء بالخطوات العملية:
- ما هي الرسالة من الحدث؟ من هي الفئة المستهدفة؟ ما هي اهتمامات هذه الفئة؟
- التواجد لجغرافي للفئة؟ اللغة مستهدفة؟ الفئة العمرية؟
- دراسة الميزانية لهذا الحدث الإعلامي بكل تفاصيلها.
-
تشكيل فريق متكامل لأداء هذه المهمة، وجود فريق من المحترفين لتوجيه قراراتك يمكن أن يساعد في ضمان نجاح هذا الحدث. على سبيل المثال، يمكن لمدير العلاقات العامة المحترف مساعدتك في الوصول إلى الأشخاص الرئيسيين في وسائل الإعلام ومساعدتك في تأمين الرعاة والمعلنين.- ما هي وسائل الإعلام التي سيتم نشر الأخبار بها: مرئية، مكتوبة، مسموعة؟ ما هو نوع المحتوى: ترفيهي، إخباري، اقتصادي؟
- ما العناصر التي يمكن إضافتها إلى الحدث لجعله أكثر تشويقًا؟ وسائل مرئية وتفاعلية
- تحديد الأمور التي يجب الإضاءة عليها التي ستشجع وسائل الإعلام على الحضور ونشر البيانات الصحفية الخاصة بالحدث؟
- تحديد الزمان والمكان للحدث بناءً على عوامل عدة.
- تحديد أجواء خاصة للحدث تتناسب معه، على سبيل المثال يمكننا عقد جلسة على مطعم مطل على البحر، إذا كنا في صدد الإعلان عن حملة توعية لحماية المخلوقات البحرية.
المرحلة الثانية: التخطيط للحدث الإعلامي
بعد جمع كافة المعلومات يمكننا البدء بمرحلة التنفيذ، والتي تتضمن:
- اختيار الموقع ومراعاة سهولة الوصول والطريق، وتوافر مواقف السيارات.
- تأكيد قائمة الضيوف، والدعوات، والتنسيق مع جميع الأطراف المعنية للتأكد من أن كل شيء منظم جيدًا وجاهز في الوقت المحدد للحدث.
- إعداد الدعوات الإعلامية المصممة وتحضير الايميلات ورسائل الشكر والبيانات الصحفية.
- متابعة وسائل الإعلام بأفضل طريقة ممكنة (بريد إلكتروني، رسائل، مكالمات هاتفية، إلخ)
- توزيع المهام على الفريق، وفي حال استقطاب عناصر من طرف ثالث، مثل مصوري الفيديو والتصوير وأخصائي الضوء والصوت يجب التأكد من خبرتهم الواسعة وإطلاعهم على كافة التفاصيل.
- تأكيد خيارات تقديم الطعام بما يتناسب مع توقعات العميل وميزانيته.
- تجهيز المعدات البصرية والسمعية بما يتناسب مع حاجات العروض التقديمية التي ستطرح في الحدث الإعلامي.
- وضع خطة بديلة في حالة الطوارئ.
- إعداد الهدايا التي تتناسب مع موضوع الفعالية إن وجدت، ويفضل زيادة عددها في حال تواجد ضيوف إضافيين في الحدث.
- نشر معلومات عن الفعالية على وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالعميل، والإعلان عن أي تحديثات أو تعديلات عن الفعالية.
اقرأ أيضاً: النشرة الإلكترونية: فوائدها، عناصرها، أسس نجاحها؟
المرحلة الثالثة: يوم الحدث الإعلامي
بعد أن قمنا بكل الاستعدادات تحسباً لأي خلل في يوم الحدث. فيأتي يوم الحدث ليكون حصيلة جهودنا المبذولة، ويجب التركيز على هذه النقاط:
- تواجد الفريق قبل بدء الحدث بساعات للتأكد من أداء جميع الأدوات والأجهزة، وتجربة معدات الصوت والأجهزة السمعية والبصرية، إضافةً إلى الإنارة والتهوية الجيدة.
- الالتزام بالجدول المتفق عليه مسبقاً، وفي حال حدوث أي طارئ أو تغيير في الخطط، والحرص على تفادي الأمر واتعامل مع الموقف وإيجاد حل على الفور
- استقبال الضيوف بحفاوة وضمان جلوسهم في الأماكن المخصصة لهم.
- الحرص على فرض جو هادئ عند خطابات الضيوف.
- التأكد من قيام المصورون بعملهم على أكمل وجه والتقاط أكبر قدر ممكن من الصور واللقطات الاحترافية.
- توزيع البيانات الصحفية وكافة المعلومات والمراجع على الصحفيين والضيوف باليد إضافةً إلى إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
- حصول كل ضيف من الضيوف على هدية واحدة إن تم الاتفاق عليها.
- متابعة وسائل الإعلام وجمع كل المقالات المطبوعة أو الديجيتال وأيضاً الفيديوهات المنشورة المتعلقة بالحدث وإرسالها إلى العميل.
- رصد ردود الأفعال حول الحدث وبدء التخطيط للحدث الذي يليه.
الأحداث الإعلامية جزء مهم من نهجنا الشامل الذي يتضمن العديد من الأدوات الأخرى لضمان تحقيق أهداف التواصل للعميل.ويعكس نجاح جهودنا المبذولة في تحقيق مصلحة العميل ودعمه لتحقيق أهدافه القصيرة وطويلة الأجل.
لا تترددوا في الاتصال بنا لمعرفة المزيد عن خدماتنا التسويقية والاتصالية التي تجعل من الحدث الإعلامي القادم الخاص بكم فعالية ناجحة يتكلم عنها الجميع ..