دراسة حالة: بناء استراتيجية التواصل أثناء الأزمات لمؤسسة في مجال العقارات في دبي

تعد  صبا للاستشارات مرجعاً موثوقاً للعديد من الشركات الرائدة في دولة الإمارات، ووقع الاختيار علينا من قبل أحد عملائنا من أجل بناء استراتيجية التواصل أثناء الأزمات، والعمل على بناء عدة سيناريوهات (مواقف مفترضة)ـ من أجل التأكد من الجاهزية الكاملة لهذه الشركة في مواجهة أي أزمة قد تواجهها في المستقبل.

هذه الشركة، هي شركة رائدة في مجال العقارات، ولديها العديد من المشاريع الجديدة الناجحة ومنها مشاريع فاخرة ترقى إلى أفضل المعايير العالمية، وقد طرحنا هذه الاستراتيجية بما يتناسب مع ظروف الشركة وموقعها المميز.

وفي دراسة الحالة هذه، سوف نناقش الأهداف من هذه الاستراتيجية، وأنواع الأزمات، وتشكيل فريق الأزمات، إضافةً إلى أهم ما تحتويه استراتيجية التواصل أثناء الأزمات.

الهدف من بناء استراتيجية التواصل أثناء الأزمات

تهدف استراتيجية التواصل أثناء الأزمات في هذه الشركة، إلى منع أو تقليل الضرر الذي يمكن أن تلحقه أزمة (فعلية أو محتملة أو مزعومة) بالمنظمة وأصحاب المصلحة فيها، ويتم تنفيذها على ثلاث مراحل: ما قبل الأزمة، والاستجابة للأزمات، وما بعد الأزمة.

أنواع الأزمات

تم تحديد جميع الأزمات التي قد تواجهها هذه المؤسسة ضمن 15 فئة، وكذلك وضع مقياس لتقييم شدة الأزمة، موزعة على 5 درجات: 1 درجة للأزمة الصغيرة بينما 5 درجات للأزمات الحرجة والمهمة، وحددت هذه الدرجات بناءً على عدة عوامل.

اقرأ أيضًا: الشركات الناشئة: التواصل الفعال المفتاح لمواجهة جميع المصاعب

أنواع الأزمات التي قد تواجهها هذه الشركة في دبي

صنفت الأزمات التي قد تواجه الشركة بشكلٍ عام على ثلاثة أنواع رئيسية من الأزمات، وكذلك وزعت ضمن 15 فئة، وتختلف شدة خطورتها أيضاً بناء على العوامل التي تم ذكرها سابقاً، وهذه الأزمات الثلاث هي:

الأزمات الداخلية: توزعت على 9 فئات، ووضع سيناريو واستراتيجية للعمل لكل أزمة  تم طرح وجود أزمة كمشكلة تلوث الماء، وغيرها.

الأزمات الخارجية: توزعت الأزمات هنا على 8 فئات، وهنا أيضاً وضعت اقتراحات فعالة من السيناريوهات لجميع الأزمات الخارجية.

الأزمات على مستوى الدولة أو العالم: صنفت هنا الأزمات من خلال 7 فئات، وأخطرها حدوث هزة أرضية (4 درجات) وأقلها تغير سعر الفائدة في البنوك (درجتين)، وقد تم التشديد في هذا النوع من الأزمات على الالتزام بتعليمات دولة الإمارات بما يخص التعامل مع الأزمات على مستوى الدولة والعالم، وهذا ما يجب أن ينطبق أيضاً على حلول الأزمات الداخلية أو الخارجية.

في الوقت الحالي، تقوم هذه الشركة بإدارة عدة مشاريع رئيسية، تم وضع سيناريو لكل أزمة قد تواجه كل مشروع على حدى، وتغطية الأزمات الداخلية والخارجية.

تشكيل فريق للتعامل مع الأزمات

ومن أجل بدء التطبيق على أرض الواقع، اقترح تشكيل فريق على مستوى عالي من المسؤولية والانضباط، ومن أهم العناصر التي يجب تواجدها في فريق الأزمات:

عضو من الإدارة العليا.

عضو من فريق الموارد البشرية.

عضو من الفريق القانوني.

الاستعانة بخبرات خارجية عند الضرورة.

استراتيجية التواصل أثناء الأزمات

بعد تحديد أنواع الأزمات وتشكيل فريق للتعامل معها، تم العمل على نقاط كثيرة وبشكل تفصيلي في الاستراتيجية، نورد بعضها فقط:

وضع طريقة واضحة ومحددة للتعامل أثناء الأزمات، ابتداءً من التواصل مع فريق الأزمات (قبل الأزمة، خلالها، بعد الأزمة). 

سيناريوهات متكاملة وواضحة لكل أزمة قد تواجهها الشركة على حدة، بناءً على أسس علمية وتجارب واضحة ولكن مصممة لهذه الشركة حسب احتياجاتها ومتطلباتها. 

تحضير البيانات الصحفية التي سوف تنشر خلال الأزمة.

وفي الختام، حرصنا على تقديم جزء بسيط من استراتيجية التواصل أثناء الأزمات لهذه الشركة، لأن هذه الاستراتيجية مصصمة حسب احتياجات وظروف هذه الشركة بالتحديد، ولا يمكن تطبيقها على جميع الشركات، ولكنها ضرورية لكل مؤسسة تسعى للحفاظ على نجاحها وسمعتها بل وازدهارها، ويجب البدء بها قبل حدوث الأزمة لضمان استعدادها، وكما أن التواصل الجيد في الأزمات يساعد أي مؤسسة في العودة إلى ممارسة أعمالها بشكل أسرع، وضمان تحديد المشكلات المستقبلية المحتملة وحلها في وقتٍ أقرب، والأهم كسب ثقة أصحاب المصلحة وجميع الأطراف الذين يتعاملون مع هذه الشركة.

لا تترددوا في التواصل معنا من أجل التعاون في بناء استراتيجية التواصل أثناء الأزمات الخاصة بكم، ودامت أعمالكم ونجاحاتكم بخير.